専用のノートを作りましょう
申し込みがすむと、ほとんどの式場では、専属の担当者が付きます。そして今後はその担当者と打ち合わせをしながら話を進めていくことになります。打ち合わせの機会や細かく決めなければならないことが増えてくると忘れてしまったりすることも出てきます。ほとんどは式場側から結婚式までのスケジュール表を渡されますが、自分で管理をできるように専用のノートを作るとよいでしょう。何をいつまでにしなければならないとか気づいたことを何でも書き留めるようにします。そうすれば担当者との間の行き違いなどを防いだり、もれのないように話をすすめることができます。
また、会場側の打ち合わせだけでなく、司会者や２次会幹事など、挙式までにいろいろな人と打ち合わせをすることになります。それらもあわせて書くとよいでしょう。挙式が終われば素敵な思い出のノートとなるでしょう。
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予算を意識しよう！
実際に会場を予約して、担当者の打ち合わせが始まると、いろいろな事例をみせられ、あれもこれもしたいと思いがちになります。人生1度きりのものですし、おめでたいことなので華やかにしたいという気持ちもあると思いますが予算があることを考えましょう。
たとえば、雑誌などでみた装花をそのままお願いしようと思っても、パックプランの場合は限られてきますし、自由の組み合わせられる場合も、他の何かを削らなければならなくなるかもしれません。このようなときは、担当者と相談して、いろいろな希望は総予算のなかでやりくりをしてなるべく希望に近づけるような感じで、予算を意識しましょう。
ただ、会場が用意しているプランだと、ポピュラーな形なので平凡になりがちなので、自分たちらしさを出すために、その中のどれを強調したいのか、どこにお金をかけたいのか、例えば会場の装花を増やしたいとかなど具体的な要望を伝えるといいでしょう。
装花は贅沢度のバロメーター
花いっぱいのウエディングは華やかで豪華な雰囲気があります。一般にはメインテーブルとゲルトテーブル、ウエディングケーキの周囲が花を飾るポイントになります。ほかにも会場の入り口のドアやウエルカムボード、司会者のマイクなども花で飾るカップルが多くなりました。
基本のセットにプラスする場合は追加料金ですみますが、新たにオリジナルな飾り付けを希望する場合は、デザインや使う花の種類で料金はかわってきます。持ち込みの場合も、持込料を取られます。
予算を考えて会場側に紹介してもらったフローリストのコーディネーターの意見を聞きながら自分達のイメージに近づけるようにしましょう。
料理は招待客の満足度に直結
多くの人を披露宴にお招きするということは、２人が結婚しましたという報告と同時に今後も末永くよろしくお願いしますという感謝とお願いの気持ちを込めてお料理でおもてなしするということです。それだけに料理の内容には気を使いたいものです。
フランス料理、日本料理、中華料理、のどれにするのかそれともそれぞれのよい部分を組み合わせた折衷タイプにするのかを招待客の顔ぶれを考えて決めたいものです。
また、オプションで追加のメニューが用意されていることもあるのでそれも検討してみます。例えば子どもメニューやお年寄りに特別のメニューを用意するなど希望があれば申し出ましょう。
飲み物も招待客の顔ぶれを考えて決めた方がいいでしょう。一般的に若い人が多ければビールやワインなど、年配者が多ければ日本酒や水割りなどを用意したりするといった感じです。
内容が可能な日程を確認しよう！
打ち合わせでいろいろ決めていっても、あとで変更したい場合も出てきます。例えば招待客が年配者が増えそうな場合、料理の一部を変更したり、子供づれの場合は、別でお子様メニューが必要な場合もあります。披露宴の内容も親族からいわれて変更しなければならないこともでてくるでしょう。どの程度までの変更が可能なのか、また変更できるのは何日前までかを聞いておき、無駄のないように話を進めましょう。
二次会やハネムーンなど式後のスケジュールも伝えることが大切
会場の打ち合わせをしていると、挙式や披露宴のことだけになりがちですが、式後の予定についても伝えておきましょう。もし、披露宴のあとに新婚旅行に出発する予定なら時間的な配分を考えておかなければなりません。海外で、当日出発となると空港までのアクセス時間も考えて余裕のあるスケジュールにしたいものです。会場をホテルにした場合はハネムーンパックなど、挙式当日に一泊できるサービスがついていることもあります。結婚式場でも１泊するホテルを斡旋してくれるところもあります。そうでない場合はどのようにするかちゃんと決めておくことが大切です。
二次会についても同じ会場のラウンジなどを利用する場合は、同時に手配ができますが、場所を変える場合は時間に余裕を持たせることが必要です。披露宴終了後の着替えや後片付けなどの時間も考慮しなければなりません。
オリジナルウエディングの場合は早めに準備を
ホテルや結婚式場で結婚式を挙げる場合は、式の３ヶ月ぐらい前から招待状の作成などが始まり、具体的な準備で忙しくなってきます。それまでは新婚旅行や衣装の相談など軽い打ち合わせをするぐらいです。
しかし、レストランなどでオリジナルウエディングをする場合は、プロデュース会社に依頼している場合はいいのですが、自分たちで進行させる場合は細かい演出をするには早めに準備をしておいたほうがよいでしょう。