二次会の手配と準備
親族や会社の上司も来る披露宴では新郎新婦も緊張しますし、友人と気軽に言葉を交わすことも難しいものです。人数の関係で招待できない友人、知人もいます。そこで披露宴に招待できなかった人を中心に会費制の二次会を開くカップルも多いです。
二次会は披露宴と違って気楽に楽しむのが趣旨です。親しい友人に幹事として仕切ってもらいます。幹事とともにどんな二次会にしたいか、司会や受付などの係りは誰にお願いするかなどの打ち合わせをします。
場所は披露宴会場に近いレストランなどを貸し切ったりすることが多く、収容人数、料理やサービスなどをチェックして決めましょう。披露宴を開いたホテルの別室を借りる方法もあります。割安な二次会プランがないか問い合わせてみるのもいいでしょう。
招待する人数がおおよそ決まったら総予算を決め、料理、飲み物、その他の準備費用などを決めていきます。日時、会場が決まったら招待状を発送します。幹事は招待客リストの作成から、招待状の制作、当日の会場の設営と進行を新郎新婦の代わりに行ないます。特に当日の新郎新婦は何もできないので、すべて幹事に任せることになります。
予算オーバーにならないようにするには参加人数を確実に把握することが必要です。
人数に変更が出たら１０日前までには会場に連絡しましょう。会費制の場合は、出席者への感謝の気持ちを込めて、記念品を用意したいものです。予算が少ないため、センスがよく実用的なものを選うと喜ばれるでしょう。メッセージカードを添えたりすると少ない予算でも心がこもったプレゼントになります。
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二次会までのスケジュール
３ヵ月半前：幹事を依頼
誰に幹事を頼むかを決めます。経験者がいればその人に頼むのがいいです。
３ヶ月前：打ち合わせ
幹事とともに、どのような店でどのような形式にするかを打ち合わせします。司会などの係りも決めます。
２ヵ月半前：店を決めて予約
条件に合う店を決め、大まかな人数をもとに予約を入れます。
２ヶ月前：招待状の発送
スピーチや余興を依頼する人には一筆書きます。出席確認の締め切りは１カ月前までに。
１ヶ月前：人数を伝え、進行について打ち合わせ
返送されたはがきをもとに、出席人数を確認。幹事は店側と進行について打ち合わせ。
１０日前：小道具などを準備
スタッフは、必要な小道具類を準備します。細かな役割分担、出席人数の最終確認も。
当日：・本番を楽しく
幹事は最低１時間前には会場入りし、店の進行についての最終確認をします。楽しいパーティーを。